(Tips από τη Χρύσα Πεταλά)
To Voltaro αποτελεί ίσως την πιο σημαντική δράση εξωστρέφειας της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας και συγκεκριμένα της Αντιπεριφέρειας Ανάπτυξης και Περιβάλλοντος και είναι ένα από τα πιο απαιτητικά μας project. Παρά τις τεχνικές απαιτήσεις και τις προκλήσεις που συναντούμε, στήνουμε το Voltaro για 6 χρόνια, έχοντας κάνει αυτή τη δράση θεσμό στην πόλη. Μια Κυριακή τον χρόνο αφιερώνεται για την αύξηση της ευαισθητοποίησης για το περιβάλλον και της ενημέρωσης σχετικά με την ηλεκτροκίνηση, τις πράσινες πόλεις, την κυκλική οικονομία και τη βιωσιμότητα.
🎯 Στόχος μας είναι να συνσχεδιάζουμε projects που εστιάζουν στον πραγματικό αντίκτυπο και βοηθούν στην πιο αποτελεσματική χρήση πόρων, ενισχύοντας συμμετοχικότητα και συστημική προσέγγιση λύσεων.
Παρακάτω αναλύω 3 από τις σημαντικότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε και πώς τις ξεπερνάμε, ώστε να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε και να συντονίσετε πιο αποτελεσματικά projects.
1. Η περίοδος planning είναι το καλοκαίρι (Ιούλιο & Αύγουστο!)
Τo Voltaro κάθε χρόνο πραγματοποιείται στο πλαίσια της ευρωπαϊκής εβδομάδας κινητικότητας, δηλαδή τέλη Σεπτέμβρη. Αυτό σημαίνει ότι οι απαραίτητες διαδικασίες τελικού planning που πρέπει να γίνουν από την Περιφέρεια Κεντρικής Μακεδονίας και την ομάδα μας, πρέπει να γίνουν μέσα στο καλοκαίρι. Αυτή η πρόκληση του χρονικού περιορισμού δεν θα ήταν διαχειρίσιμη, αν δεν είχαμε ένα έτοιμο πρότυπο (template) project management βάση του οποίου στηρίζεται σε κάθε βήμα αυτό το project: από τις συναντήσεις μεταξύ των συνεργατών και τις σημειώσεις των συναντήσεων μέχρι τα αναλυτικά βήματα διάχυσης των αποτελεσμάτων.
Συγκεκριμένα, όλο το project το ελέγχουμε μέσα από τη χρήση του asana.
Μέσα σε αυτό το ‘’master template’’ έχουμε ενσωματωμένα περαιτέρω εργαλεία για να σχεδιάζουμε και να ελέγχουμε ό,τι είναι απαραίτητο για τη σωστή εκτέλεση του έργου. Συγκεκριμένα, για να ελέγξουμε τη χρονικότητα των διεργασιών χρησιμοποιούμε το gantt chart και για τη σωστή διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών χρησιμοποιούμε τη χαρτογράφηση φορέων – stakeholders mapping.
🔥 Ρωτήστε μας για να αυτοματοποιήσουμε και τα δικά σας projects!
2. Διαφορετικές προτιμήσεις συμμετεχόντων φορέων & κοινού
💡 Το Voltaro αποτελεί ένα πρότυπο project στο οποίο μετέχουν πολλοί διαφορετικοί φορείς: Δήμος, Περιφέρεια, ερευνητικά κέντρα, ιδιωτικές εταιρείες και φορείς της κοινωνίας των πολιτών. Το πλήθος συνεργατών είναι εξαιρετικά σημαντικό για την ενίσχυση της συμμετοχικότητας της δράσης, οδηγεί όμως και σε πολύ διαφορετικές προτιμήσεις και ανάγκες από τον κάθε συμμετέχοντα φορέα.
Για να ξεπεράσουμε αυτή την πρόκληση κάνουμε αυτό που ξέρουμε καλύτερα: θέτουμε τον χρήστη στο επίκεντρο. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, τον επισκέπτη της δράσης. Βάζουμε ως προτεραιότητα δηλαδή τις ανάγκες των επισκεπτών και προσαρμόζουμε τις προτιμήσεις των συμμετεχόντων φορέων σε αυτές, ώστε να δημιουργήσουμε μια win-win συνθήκη για όλους. Είναι σημαντικό να αναγνωρίζουμε τις ευκαιρίες που δημιουργούνται ως ένα εργαλείο για να πετύχουμε ισχυρότερο αντίκτυπο. Για το συγκεκριμένο project, έχουμε συμπεριλάβει διαδραστικά κομμάτια που εξυπηρετούν τις ανάγκες των νέων, των οικογενειαρχών, της τρίτης ηλικίας και της κάθε ξεχωριστής ομάδας-κοινού.
3. Παράλληλες εκδηλώσεις το ίδιο διάστημα
Η 3η πρόκληση έρχεται από το εξωτερικό περιβάλλον της Θεσσαλονίκης. Όχι τις καιρικές συνθήκες (που και αυτό αποτελεί μια απειλή), αλλά κυρίως την έντονη εξωστρέφεια της πόλης εκείνο το διάστημα. Πολλές παράλληλες δράσεις την ημέρα του Voltaro δημιουργούν έντονη επικοινωνία δράσεων, που πρέπει να ξεπεράσουμε δημιουργικά.
Έχοντας μελετήσει το PEST της δράσης μας, δεν βρισκόμαστε προ εκπλήξεως. Αντιθέτως μετατρέπουμε την πρόκληση σε πλεονέκτημα αξιοποιώντας το πιο δυνατό πλεονέκτημα του Voltaro, την πληθώρα συμμετεχόντων εταιριών/φορέων, εστιάζοντας στο πώς το μήνυμα μας θα διαδωθεί στο δικό τους κοινό! Μοιραζόμαστε κάθε χρόνο κοινά γραφιστικά, κείμενα, οδηγίες προώθησης και άλλα επικοινωνιακά υλικά που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για την προώθηση της δράσης, ώστε να ενισχύσουμε το branding του project. Άλλωστε η εμπειρία μας έχει δείξει ότι η συμμετοχή των stakeholders ουσιαστικά σε μια δράση αποτελεί βασική αρχή για τη δημιουργία ουσιαστικού αντικτύπου.
Συνοψίζοντας
Για ένα επιτυχημένο project χρειάζεσαι:
- Να έχεις ένα πρότυπο διαχείρισης έργου, ώστε να ελαχιστοποιήσεις τον όγκο δουλειάς, να μεγιστοποιήσεις τον έλεγχο και να αφιερώσεις την ενέργεια σου εκεί που χρειάζεσαι
- Να βάλεις στο επίκεντρο τον ωφελούμενο σου, τον επισκέπτη σου και τις ανάγκες του
- Να δώσεις αξία στους συμμετέχοντες φορείς και να τους κάνεις κομμάτι της επικοινωνίας σου σεβόμενος/η τον χρόνο τους
👉 Διάβασε εδώ περισσότερα για τη δράση του Voltaro
Σας ενδιαφέρει
κάτι παρόμοιο;
